Was versteht man unter Time Blocking?

Time Blocking kann man grob in Blockzeitplan übersetzten. Hierbei handelt es sich um eine effektive Methode zur Zeiteinteilung. Dabei teilst Du Deinen Tag in feste Zeitabschnitte ein, in denen Du Dich bestimmten Aufgaben widmest. Jeder Block ist für eine bestimmte Aktivität oder Aufgabe reserviert. Ähnlich dem Stundenplan in der Schule. Diese Technik steigert Deine Konzentration, Effizienz und Produktivität, während Dein Stress abgebaut und Ablenkungen reduziert werden.

Doch wusstest Du, dass Dir Time Blocking auch bei der Finanzverwaltung helfen kann?
Dieser Beitrag zeigt Dir, wie Du mit der Time Blocking Methode nicht nur Deine Woche planen kannst, sondern auch Dein Budget. Auf diese Weise hast Du Deine Ausgaben im Blick und erreichst Deine finanzielle Ziele schneller.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Blockzeitplans

Analyse des aktuellen Zeitmanagements

Beginne damit, Deinen aktuellen Tagesablauf und/oder den Deiner Familie zu analysieren. Notiere Dir, wie viel Zeit für welche Aktivitäten verwendet wird und identifiziere Deine Zeitfresser. Die weitere Planung wird wesentlich einfacher, wenn Du Dir Notizen machst, also eine Liste der regelmäßigen Aufgaben mit Zeitaufwand anlegst. Notiere auch gleich
wichtige Termine, wie Geburtstage oder Jubiläen.

Prioritäten setzen und Blockzeiten definieren

Bestimme die wichtigsten Aktivitäten und Aufgaben, die unbedingt in den Tagesablauf integriert werden müssen. Dies sind die unverhandelbaren Verpflichtungen wie Arbeitszeiten und familiäre Verpflichtungen. Gruppiere Aufgaben, die sinnhaft zusammen passen. Damit ist zum Beispiel gemeint, dass Arbeiten wie Wäsche waschen, Küche aufräumen und Staubsaugen in den Block “Haushalt” zusammen gefasst werden können. Teile den Tag in verschiedene Blöcke ein, die den identifizierten Prioritäten entsprechen. Wähle idealerweise einen Zeitfenster zwischen 45 und 60 Minuten pro Aufgabenblock. Wenn es für Dich mehr Sinn macht, gehen natürlich auch längere Blöcke.

Wenn es Dir hilft, markiere erstmal farblich auf Deiner Liste, welche Aufgabe in welche Kategorie fällt. Dann kannst Du zu Beginn einfacher festlegen, wie lang dieser Aufgabenblock sein soll.

Nun fügen wir alles zusammen und erstellen einen Blockzeitplan

Um diese Art der Zeitplanung umzusetzen, trage nun die unverhandelbaren Verpflichtungen (Arbeit, etc.) in die Zeitfenster ein.
Deine Zeitblöcke bieten die Zeitfenster für die Aufgaben, die Du in Deinen Notizen erfasst und nach Kategorie bzw. Deinen Prioritäten entsprechen zusammengefasst hast.
Das hilft, konzentriert und fokussiert zu bleiben und nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechseln zu müssen.

Es macht absolut Sinn, Dein Energielevel, Deine Konzentration und Kreativität zu berücksichtigen – anspruchsvolle Aufgaben etwa am Morgen erledigen, wenn Du produktiver bist.

Wie ist das gemeint? Wenn ich weiß, in der kommenden Woche muss ich Lebensmittel einkaufen, das Auto tanken, was in die Reinigung bringen und zur Post, dann fasse ich dies in einen Block zusammen. So erledige ich alle diese Aufgaben zusammen in einem Aufwasch und das spart mir eine Menge Zeit. Wenn ich eh unterwegs bin, erledige ich alles auf einmal und muss nicht immer wieder daran denken und öfter aus dem Haus. Für mich persönlich besteht dann immer die Gefahr, dass ich dann nicht mehr aus dem Haus will und die Aufgabe unerledigt bleibt oder eben verspätet abgehakt wird.

Wenn Du außerhalb des eigenen Heims arbeitest, kannst Du natürlich auch täglich nach der Arbeit Dinge dieser Liste erledigen und hier zusammenfassen, was idealerweise räumlich passt. Supermarkt und Lieblingstankstelle in der gleichen Ecke? Das kannst Du gut zusammen erledigen. An einem anderen Tag sinnvoll zusammen gefasst die anderen Besorgungen.

Plane Zeiten ein für Deine Familie, Selfcare, Morgen-/Abendroutine oder für Projekte, an denen Du arbeitest. Unbedingt Pufferzeiten und Pausen einbauen, damit Dir der Plan nicht um die Ohren fliegt, wenn sich etwas verzögert oder länger dauert. So bleibst Du flexibel. Flexibilität ist wirklich der Schlüssel zu einem funktionierenden Blockzeitplan.

So könnte das aussehen:

oder so…..

Einen einfachen Blockzeitplan kannst Du hier downloaden . Es geht auch ein Google-Kalender, eine App oder das, was Dich am meisten bei Deiner Planung unterstützt. Bei mir ist es in der Tat mein Planer. Also Stift und Papier. Vielleicht funktioniert auch Trello für Dich. Probiere es aus.

Time Blocking für die Budgetplanung nutzen

Wie zur Einführung erwähnt, kannst Du mit dem Time Blocking Deine Budgetplanung und Finanzverwaltung weiter nach vorne bringen. Reserviere Dir regelmäßig einen Zeitblock, um Deine finanzielle Lage zu überprüfen und Ziele festzulegen.

Du kannst in diesem Zeitfenster Dein Budget erstellen, planen oder auswerten. Auf diese Art kannst Du Deine Einnahmen, Fixkosten, variablen Ausgaben, Ersparnissen und Schuldenabbau im Auge behalten. Verfolge Deine Ausgaben, damit Du Einsparpotenziale identifizieren kannst. Passe Dein Budget bei Bedarf an, um Veränderungen oder unerwartete Ereignisse zu berücksichtigen. Natürlich kannst Du in dem Block auch Deine Ablage erledigen oder Deine Steuererklärung vorbereiten oder andere Bank- oder
Depotgeschäfte erledigen. Selbstverständlich kanns Du in diesem Arbeitsblock auch Preise für geplante Anschaffungen recherchieren und vergleichen.

Kommen Rechnungen oder anderer Schriftverkehr an, weißt Du genau, wann Du Dich um diese Aufgabe kümmern wirst, denn dafür hast Du Zeit geblockt. So kannst Du Dich getrost anderen Dingen zuwenden und musst nicht ständig im Hinterkopf behalten, dass Du Dich noch um diese Sache kümmern musst.

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Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Überprüfe Deinen Plan regelmäßig und passen ihn an Deine sich ändernden Bedürfnisse (oder der Familie) an. Ein guter Plan ist niemals starr, sondern entwickelt sich mit der Zeit weiter.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung eines Blockzeitplans

Einbindung aller Familienmitglieder

Beziehe alle Familienmitglieder in die Planung ein. Wenn jeder ein Mitspracherecht hat, steigt die Bereitschaft, sich an den Plan zu halten. Kinder profitieren sehr von dieser Planung, denn er bietet Struktur und Routine, die nicht zu unflexibel ist.

Time Blocking und Kinder

Durch die klare Struktur und Kontrolle über die Finanzen der Familie wird der Stress erheblich reduziert. Du musst Dir keine Sorgen mehr machen, ob das Geld bis zum Monatsende reicht (oder eben nicht).

Kennst Du die Pomodoro-Technik?

Sie kann Dir dabei helfen, Deinen Blockzeitplan in seiner Struktur umzusetzen. Aufgaben werden hier in 25-Minuten-Abschnitte (oder eine für Dich passende Zeitspanne) eingeteilt. Konzentriere Dich in dieser Zeit voll auf die Aufgabe. Nach einem dieser Pomodoro-Blöcke folgt regelmäßig eine Pause von 5-15 Minuten zwischen den Blöcken. So kann sich Dein Gehirn erholen und danach wieder konzentriert weiterarbeiten.

Disziplin und Konsequenz

Das A und O der Methode. Der Einstieg fällt leichter, wenn Du die Zeit, die eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nimmt, realistisch einschätzt. Daher plane viele Puffer, also Leerlauf ein, damit Du nicht frustriert das Handtuch wirfst, weil die Zeit viel zu knapp war. Aber mach Dir keinen Kopf. Wenn eine Aufgabe im aktuellen Block nicht fertig geworden ist,
wandert die Fortsetzung in den nächsten, dafür geplanten Zeitabschnitt.

Ablenkungen

Für mich persönlich eine der größten Herausforderungen. Da ich viel am Computer arbeite, winkt ständig das Internet mit Unterhaltung und Ablenkung. Daher habe ich mir einen zweiten Benutzer auf dem PC angelegt, der auf dem Desktop nur arbeitsbezogene Verknüpfungen besitzt. Auch die Browserbookmarks sind rein auf Arbeit ausgerichtet.
Wenn für Dich Dein Handy eine ähnliche magnetische Wirkung hat, stell es lautlos, schalte es aus oder verbanne es räumlich (anderes Zimmer, Handtasche, Spind, Schublade).

Sollten während eines Zeitblocks Aufgaben aufploppen, die nicht in diesen Zeitblock passen, schreib sie auf und sortiere sie späte in das jeweilige Zeitfenster Deines Blockzeitplans.

Hast Du Angst, das Ende eines Zeitblocks zu verpassen, nutze einen Timer oder den guten alten Küchenzeitmesser. Falls das Handy keine Ablenkung für Dich darstellt, kannst Du dort eine Erinnerung einstellen, wenn es Zeit für Dich ist, den Aufgabenblock zu wechseln.

Habe Nachsicht mit Dir selbst, wenn es nicht funktioniert. Atme durch und zum nächsten Zeitblock steigst Du wieder ein.